E‑Rechnung und Kleinunternehmerregelung 2025: Was Selbstständige wissen müssen

Wer ist von der E‑Rechnungspflicht 2025 betroffen?

Die neue Regelung zur E‑Rechnungspflicht gilt ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen, die Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (§ 2 UStG) tätigen – also für sogenannte B2B-Transaktionen innerhalb Deutschlands. Wer eine Rechnung ausstellt, muss diese dann in einem strukturieren elektronischen Format übermitteln.

Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG können betroffen sein – insbesondere, wenn sie Leistungen an vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen erbringen. Zwar sind sie von der Umsatzsteuer befreit, doch wenn der Rechnungsempfänger die E-Rechnung benötigt oder verlangt, müssen sie liefern. Deshalb ist es ratsam, sich auch als Kleinunternehmer frühzeitig mit der Technik vertraut zu machen.

Ausnahmen bestehen lediglich in wenigen Sonderfällen, etwa bei Auslandsgeschäften (B2C, Drittland, Reverse-Charge), kleinen Beträgen unter 250 Euro oder bestimmten branchenspezifischen Vereinfachungen. Doch die generelle Richtung ist klar: Digitale Rechnungsstellung wird der neue Standard.

Die Kleinunternehmerregelung in Deutschland

Die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG ist eine steuerliche Sonderregelung, die es Unternehmern mit geringen Umsätzen erlaubt, keine Umsatzsteuer auszuweisen. Sie richtet sich an Selbstständige und Betriebe mit einem Jahresumsatz von nicht mehr als 22.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr und nicht mehr als 50.000 Euro im laufenden Jahr.

Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen – das spart Zeit und senkt den bürokratischen Aufwand. Allerdings sind sie auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, was vor allem bei hohen Betriebsausgaben ein Nachteil sein kann.

Wichtig: Auch wenn Kleinunternehmer formal keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen, müssen sie dennoch korrekte Rechnungen nach § 14 UStG schreiben – ab 2025 eben auch im E‑Rechnungsformat, wenn der Leistungsempfänger ein anderes Unternehmen ist. Daher lohnt sich die Auseinandersetzung mit digitalen Rechnungsformaten schon jetzt.

Was ändert sich 2025 für Kleinunternehmer?

Mit dem Inkrafttreten der E‑Rechnungspflicht ab 2025 wird auch für Kleinunternehmer ein Umdenken notwendig. Obwohl sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, können sie dennoch zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet werden – insbesondere dann, wenn ihre Rechnungsempfänger E‑Rechnungen verlangen oder selbst gesetzlich dazu verpflichtet sind.

In der Praxis bedeutet das: Auch wer keine Umsatzsteuer ausweist, muss unter Umständen eine strukturierte Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen. Eine einfache PDF reicht dann nicht mehr aus, selbst wenn es sich um geringe Beträge handelt.

Darüber hinaus sollten Kleinunternehmer ihre Rechnungssoftware und Prozesse prüfen: Ist sie kompatibel mit den neuen Anforderungen? Unterstützt sie elektronische Formate? Wer frühzeitig handelt, spart später Zeit und vermeidet mögliche Sanktionen oder Zahlungsausfälle.

Fazit: Die Regelung betrifft nicht nur große Firmen – auch Solo-Selbstständige und Kleinstunternehmer sollten sich vorbereiten, um weiterhin rechtskonform und professionell zu agieren.

Pflichten und Fristen: Worauf Sie achten müssen

Die Einführung der E‑Rechnungspflicht erfolgt stufenweise. Hier ist eine Übersicht der wichtigsten Fristen für Unternehmen und Kleinunternehmer:

Nutzen Sie diese Übergangszeit, um Ihre Prozesse rechtzeitig anzupassen und die passende Software zu integrieren. So vermeiden Sie unnötigen Stress kurz vor Ablauf der Fristen.

Kleinunternehmer sollten nicht bis zur letzten Frist warten. Die Umstellung auf ein kompatibles System und die Schulung im Umgang mit strukturierten Formaten benötigen Vorlaufzeit. Bei Verstößen drohen Verzögerungen bei Zahlungen oder sogar steuerliche Sanktionen.

Unser Tipp: Frühzeitig starten und schrittweise anpassen, um spätere Hektik zu vermeiden.

Empfohlene Tools und Software für E‑Rechnungen

Die richtige Rechnungssoftware kann den Übergang zur E‑Rechnung deutlich erleichtern. Besonders für Kleinunternehmer sind einfache, günstige und DSGVO-konforme Lösungen gefragt. Viele Anbieter haben ihre Tools bereits an die neuen Anforderungen angepasst.

Zu den beliebten Lösungen gehören unter anderem:

• Lexoffice – ideal für Selbstständige, mit XRechnung‑Support
• SevDesk – intuitive Benutzeroberfläche, DSGVO‑konform
• Billomat – automatisierter Rechnungsversand inkl. E‑Rechnung

Wichtig ist, dass das Tool Ihrer Wahl strukturierte Datenformate wie ZUGFeRD oder XRechnung unterstützt und dabei GoBD-konform arbeitet. Viele Programme bieten zudem kostenlose Testphasen – ideal zum Ausprobieren vor der endgültigen Umstellung.

Vorteile der E‑Rechnung auch für Kleinunternehmer

Auch wenn die E‑Rechnungspflicht zunächst nach Mehraufwand klingt, bietet sie insbesondere für Kleinunternehmer viele Vorteile. Die automatisierte Verarbeitung spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen bei der Buchhaltung.

Rechnungen im strukturierten Format lassen sich einfacher digital archivieren, schneller versenden und in Buchhaltungssoftware integrieren. Das bedeutet: weniger Papierkram und schnellere Zahlungseingänge.

Zudem wirken professionell erstellte E‑Rechnungen auf Geschäftspartner oft vertrauenswürdiger und moderner – ein wichtiger Aspekt in einem immer stärker digitalisierten Markt.

Wer die Umstellung jetzt angeht, sichert sich langfristige Wettbewerbsvorteile und zeigt, dass das eigene Unternehmen auf dem neuesten Stand ist.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umstellung

Die Umstellung auf die E‑Rechnung muss nicht kompliziert sein. Mit einer klaren Vorgehensweise gelingt der Übergang auch für Kleinunternehmer problemlos:

1. Ist-Analyse: Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Software E‑Rechnungen unterstützt.
2. Software auswählen: Entscheiden Sie sich für ein Tool, das ZUGFeRD oder XRechnung anbietet (z. B. Lexoffice, SevDesk).
3. Technik testen: Erstellen Sie Probe-E‑Rechnungen und prüfen Sie Format und Kompatibilität.
4. Kunden informieren: Falls Ihre Geschäftspartner ebenfalls betroffen sind, informieren Sie sie rechtzeitig über Ihre Umstellung.
5. Prozesse anpassen: Archivierung, Übermittlung, Zahlungsabgleich – automatisieren Sie, wo möglich.
6. Schulungen nutzen: Viele Softwareanbieter bieten Webinare oder Tutorials an – nutzen Sie diese Ressourcen.

Mit dieser schrittweisen Herangehensweise stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig und stressfrei auf die neue Regelung vorbereitet sind.

Häufige Fehler vermeiden

Bei der Umstellung auf die E‑Rechnung passieren gerade am Anfang viele typische Fehler – insbesondere bei Kleinunternehmern, die bisher keine digitale Buchhaltung nutzen. Häufige Stolperfallen sind:

• Versand von PDFs statt strukturierter E‑Rechnungen
• Fehlende Pflichtangaben wie Steuernummer oder USt-ID
• Verwendung veralteter Software ohne XRechnung-Unterstützung
• Nichtbeachtung von Archivierungsfristen

Wer sich frühzeitig informiert, geeignete Tools einsetzt und Prozesse testet, kann diese Fehler leicht vermeiden und professionell auftreten.

Fazit: Jetzt vorbereiten und Vorteile nutzen

Die E‑Rechnungspflicht ab 2025 betrifft auch Kleinunternehmer – direkt oder indirekt. Wer jetzt aktiv wird, kann sich rechtzeitig anpassen, Fehler vermeiden und sogar Effizienzgewinne erzielen. Nutzen Sie die Übergangszeit, testen Sie passende Softwarelösungen und bereiten Sie Ihre Prozesse vor. So bleiben Sie gesetzeskonform, modern und wettbewerbsfähig.

FAQ – Häufige Fragen zur E‑Rechnung und Kleinunternehmerregelung

1. Gilt die E‑Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja, indirekt. Wenn Geschäftspartner E‑Rechnungen verlangen, müssen auch Kleinunternehmer strukturierte Rechnungen ausstellen.

2. Kann ich weiterhin PDF‑Rechnungen versenden?

Ab 2025 sind PDF‑Rechnungen bei B2B-Geschäften nicht mehr gesetzeskonform, außer in Ausnahmefällen.

3. Welche Software eignet sich für Einsteiger?

Tools wie Lexoffice, SevDesk oder Billomat bieten einfache, DSGVO-konforme Lösungen mit E‑Rechnungsfunktion.

4. Muss ich mich beim Finanzamt für die E‑Rechnung anmelden?

Nein, aber Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen ab 2025 entsprechen.

5. Gibt es Förderungen für die Digitalisierung?

Teilweise ja – je nach Bundesland. Informieren Sie sich bei der IHK oder dem BMWK über aktuelle Förderprogramme.